¿Cuántas licencias de Google Workspace necesito para mi empresa?
Es una de las preguntas que más recibimos al cotizar Google Workspace, y casi siempre viene con la misma confusión de fondo: mucha gente cree que necesita una licencia por cada dirección de correo de la empresa, cuando en realidad se licencia por persona. Entender esta diferencia puede ahorrarte bastante dinero. Te lo explicamos claro.
La regla de oro: se licencia por persona, no por casilla de correo
Google Workspace no se cobra por dirección de correo, sino por usuario. Cada persona de tu organización necesita una licencia para tener su cuenta y usar Gmail, Drive, Calendar, Meet y el resto de las herramientas, sin importar cuántas direcciones reciba o use.
Por eso, la pregunta correcta no es "¿cuántas casillas de correo tenemos?", sino "¿cuántas personas van a usar el servicio?". Ese número es, casi siempre, tu cantidad de licencias.
Una persona puede tener varias direcciones: los alias
Cada usuario con licencia puede tener hasta 30 direcciones de correo alternativas (alias) apuntando a su misma cuenta, sin costo adicional. Todo lo que llega a esos alias cae en la misma bandeja de entrada, y la persona puede elegir con qué dirección responder.
Ejemplo: María, de administración, atiende maria@tuempresa.com y también facturacion@tuempresa.com. No hace falta una segunda licencia: se agrega facturacion@ como alias en su cuenta y listo. Una persona, una licencia, dos direcciones.
Casillas compartidas (info@, ventas@, soporte@): usá Grupos
Acá es donde más se confunden las empresas. Las direcciones genéricas que varias personas necesitan ver y responder no se resuelven con licencias extra, sino con Grupos de Google, que no consumen una licencia.
Un Grupo puede funcionar como bandeja de entrada colaborativa: el equipo (cada uno con su propia cuenta) recibe los correos que llegan a soporte@tuempresa.com, se los asigna, los responde y los marca como resueltos o duplicados, con un historial claro de quién hizo qué. Todo sin compartir contraseñas ni usar una casilla genérica que nadie sabe quién administra.
Resumen: cómo se resuelve cada caso
| Situación | Cómo se resuelve | ¿Licencia extra? |
|---|---|---|
| Una persona nueva en la empresa | Nueva cuenta de usuario | Sí |
| Una persona con dos funciones (ej. maria@ y facturacion@) | Alias en su misma cuenta | No |
| Casilla compartida por un equipo (info@, ventas@, soporte@) | Grupo (bandeja colaborativa) | No |
| Lista interna para avisar a varios (todos@, equipo@) | Grupo de Google | No |
Grupos: más que una casilla compartida
Los Grupos también son la forma correcta de colaborar en equipo: en vez de compartir un archivo de Drive, una carpeta o un evento de Calendar persona por persona, los compartís con el Grupo una sola vez y todos sus miembros obtienen acceso al instante. Cuando entra alguien nuevo al equipo, lo sumás al Grupo y hereda todos los accesos; cuando alguien se va, lo quitás y listo. Están incluidos en cualquier plan de Workspace y son gratuitos.
Entonces, ¿cómo calculo cuántas licencias necesito?
- Contá personas, no casillas: cada empleado que use Gmail, Drive o Calendar es una licencia.
- Las direcciones adicionales de una misma persona se resuelven con alias (sin licencia extra).
- Las casillas compartidas por un equipo (info@, ventas@, soporte@) se resuelven con Grupos (sin licencia extra).
- No te olvides de sumar a quienes hoy trabajan con un Gmail personal y deberían tener correo corporativo (personal de depósito, planta, vendedores, etc.).
Aplicando esto, la mayoría de las empresas termina necesitando menos licencias de las que pensaba: buena parte de las direcciones que tenían en mente se cubren con alias y Grupos, gratis.
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